Wichtige Frist für die korrekte Verbuchung von Weihnachtsfeiern 2024: Sozialversicherungsfreiheit nur bei durchgeführter Lohnsteuerpauschalierung bis spätestens 28.02.2025
Wann ist man betroffen?
In folgenden Fällen ist ggf. Eile geboten:
- die Kosten Ihre Weihnachtsfeier übersteigen bei allen oder einigen teilnehmenden Mitarbeitern den jeweiligen Freibetrag von EUR 110,00.
- für alle oder einige Mitarbeiter ist es schon die dritte Betriebsveranstaltung
- in allen anderen Zweifelsfällen.
Was passiert, wenn die Frist versäumt wird?
Der den Freibetrag übersteigende Betrag ist beim jeweiligen Mitarbeiter grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.
➔ Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer für den Arbeitnehmer übernehmen, indem er den Betrag mit 25% pauschal versteuert. Damit aber auch keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen, muss die Pauschalsteuerversteuerung für Betriebsveranstaltungen in 2024 bis spätestens 28.02.2025 durchgeführt werden.
➔ Erfolgt dies nicht bis zu diesem Datum, fallen neben der Lohnsteuer auf den pauschalierten Betrag auch noch Sozialversicherungsbeiträge individuell(Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile) an.
Diese Frist wurde erst in diesem Jahr nochmal durch das BSG- Urteil vom Urteil v. 23.4.2024, B 12 BA 3/22 bestätigt. Das Gericht hat es offengelassen, ob die Pauschalversteuerung nicht sogar im gleichen Monat erfolgen muss. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungen hatten jedoch am 20.04.2016 beschlossen, dass dies längstens bis zum 28.02. des Folgejahres möglich ist. Dieser Beschluss gilt nach derzeitigem Wissensstand weiterhin.
Die Steuerkanzlei benötigt unmittelbar nach Durchführung der Veranstaltung:
- Kostenaufstellung mit allen Rechnungen für die Betriebsveranstaltung (allgemeine Kosten + ggf. spezielle Kosten für einzelne Mitarbeiter z.B. für einzelne Geschenke)
- Teilnehmerliste auch mit deren Begleitpersonen
➔ Dies muss zwingend vor der üblichen Einreichung der Buchhaltungsunterlagen gesondert erfolgen, um eine rechtzeitige Bearbeitung sicherzustellen.
Bis wann müssen Sie die Unterlagen spätestens einreichen
Um eine fristgerechte Pauschalversteuerung sicherzustellen, müssen die vorstehenden Unterlagen bis spätestens 31.01.2025 der Steuerkanzlei vorliegen. Bei einer späteren Einreichung kann eine fristgerechte Pauschalversteuerung nicht mehr erfolgen.
Zusammenfassung: Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter – Steuer- und Sozialversicherungsaspekte
Grundsätze
Geldgeschenke und geldähnliche Zuwendungen (z. B. Kostenerstattungen, Gutscheine mit Geldwert) sind steuer- und sozialversicherungspflichtig. Daher ist es grundsätzlich ratsam, einen sog. Sachbezug zu schenken.
Gutscheine gelten als Sachbezug, wenn sie den Bezug von Waren/Dienstleistungen ermöglichen und den Vorgaben des ZAG (§ 2 Abs. 1 Nr. 10) entsprechen. Vorherige Abstimmung mit der Lohnabteilung empfehlenswert.
Weihnachtsgeschenke ohne Betriebsveranstaltung
Sachbezugsgrenze: EUR 50,00 brutto pro Monat. Überschreitung macht die Gesamtsumme steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Pauschalversteuerung: Alternativ kann das Geschenk mit 30% pauschal versteuert werden (§ 37b EStG). Dennoch fallen Sozialversicherungsbeiträge an.
Beispiel: Ein Geschenk von EUR 50,00 neben einem monatlichen EUR 50,00-(Tank-)Gutschein führt daher zu Mehrkosten, da es voll versteuert und verbeitragt werden muss. Bitte sprechen Sie dies daher rechtzeitig mit der Lohnabteilung ab.
Weihnachtsgeschenke anlässlich Betriebsveranstaltungen
Freibetrag: EUR 110,00 pro Kopf. Innerhalb dieser Grenze sind Weihnachtsgeschenke steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Veranstaltung über das reine Geschenkeverteilen hinausgeht (z. B. mit Vorträgen, Musik, Bewirtung).
Geschenke bis EUR 60,00 brutto werden zur Vereinfachung als “anlässlich” der Feier betrachtet.
Überschreitung: Beträge über EUR 110,00 können mit 25% pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 EStG), wodurch – bei rechtzeitiger Lohnsteueranmeldung — Sozialversicherungsfreiheit gewährleistet bleibt.
Erforderliche Unterlagen bis spätestens 31.01. des Folgejahres
Ohne Betriebsveranstaltung: Aufstellung der Mitarbeiter, Wert der Geschenke und Zeitpunkt der Überreichung an die Arbeitnehmer — inkl. sämtlicher Belege.
Anlässlich einer Betriebsveranstaltung: Teilnehmerlisten und Geschenkdetails müssen bis Ende Januar des Folgejahres vorliegen, damit die Pauschalierung rechtzeitig durchgeführt werden kann.