Wich­ti­ge Frist für die kor­rek­te Ver­bu­chung von Weih­nachts­fei­ern 2024: Sozi­al­ver­si­che­rungs­frei­heit nur bei durch­ge­führ­ter Lohn­steu­er­pau­scha­lie­rung bis spä­tes­tens 28.02.2025 

Wann ist man betrof­fen?

In fol­gen­den Fäl­len ist ggf. Eile gebo­ten:

- die Kos­ten Ihre Weih­nachts­fei­er über­stei­gen bei allen oder eini­gen teil­neh­men­den Mit­ar­bei­tern den jewei­li­gen Frei­be­trag von EUR 110,00.

- für alle oder eini­ge Mit­ar­bei­ter ist es schon die drit­te Betriebs­ver­an­stal­tung

- in allen ande­ren Zwei­fels­fäl­len.

Was pas­siert, wenn die Frist ver­säumt wird?

Der den Frei­be­trag über­stei­gen­de Betrag ist beim jewei­li­gen Mit­ar­bei­ter grund­sätz­lich steu­er- und sozi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­ger Arbeits­lohn. 

➔ Der Arbeit­ge­ber kann die Lohn­steu­er für den Arbeit­neh­mer über­neh­men, indem er den Betrag mit 25% pau­schal ver­steu­ert. Damit aber auch kei­ne Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge anfal­len, muss die Pau­schal­steu­er­ver­steue­rung für Betriebs­ver­an­stal­tun­gen in 2024 bis spä­tes­tens 28.02.2025 durch­ge­führt wer­den

➔ Erfolgt dies nicht bis zu die­sem Datum, fal­len neben der Lohn­steu­er auf den pau­scha­lier­ten Betrag auch noch Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge indi­vi­du­ell(Arbeit­ge­ber- und Arbeit­neh­mer­an­tei­le) an. 

Die­se Frist wur­de erst in die­sem Jahr noch­mal durch das BSG- Urteil vom Urteil v. 23.4.2024, B 12 BA 3/22 bestä­tigt. Das Gericht hat es offen­ge­las­sen, ob die Pau­schal­ver­steue­rung nicht sogar im glei­chen Monat erfol­gen muss. Die Spit­zen­or­ga­ni­sa­tio­nen der Sozi­al­ver­si­che­run­gen hat­ten jedoch am 20.04.2016 beschlos­sen, dass dies längs­tens bis zum 28.02. des Fol­ge­jah­res mög­lich ist. Die­ser Beschluss gilt nach der­zei­ti­gem Wis­sens­stand wei­ter­hin.

Die Steu­er­kanz­lei benö­tigt unmit­tel­bar nach Durch­füh­rung der Ver­an­stal­tung:

- Kos­ten­auf­stel­lung mit allen Rech­nun­gen für die Betriebs­ver­an­stal­tung (all­ge­mei­ne Kos­ten + ggf. spe­zi­el­le Kos­ten für ein­zel­ne Mit­ar­bei­ter z.B. für ein­zel­ne Geschen­ke)

- Teil­neh­mer­lis­te auch mit deren Begleit­per­so­nen

➔ Dies muss zwin­gend vor der übli­chen Ein­rei­chung der Buch­hal­tungs­un­ter­la­gen geson­dert erfol­gen, um eine recht­zei­ti­ge Bear­bei­tung sicher­zu­stel­len. 

Bis wann müs­sen Sie die Unter­la­gen spä­tes­tens ein­rei­chen

Um eine frist­ge­rech­te Pau­schal­ver­steue­rung sicher­zu­stel­len, müs­sen die vor­ste­hen­den Unter­la­gen bis spä­tes­tens 31.01.2025 der Steu­er­kanz­lei vor­lie­gen. Bei einer spä­te­ren Ein­rei­chung kann eine frist­ge­rech­te Pau­schal­ver­steue­rung nicht mehr erfol­gen.

Zusam­men­fas­sung: Weih­nachts­ge­schen­ke an Mit­ar­bei­ter – Steu­er- und Sozi­al­ver­si­che­rungs­aspek­te

Grund­sät­ze

Geld­ge­schen­ke und geld­ähn­li­che Zuwen­dun­gen (z. B. Kos­ten­er­stat­tun­gen, Gut­schei­ne mit Geld­wert) sind steu­er- und sozi­al­ver­si­che­rungs­pflich­tig. Daher ist es grund­sätz­lich rat­sam, einen sog. Sach­be­zug zu schen­ken.

Gut­schei­ne gel­ten als Sach­be­zug, wenn sie den Bezug von Waren/Dienstleistungen ermög­li­chen und den Vor­ga­ben des ZAG (§ 2 Abs. 1 Nr. 10) ent­spre­chen. Vor­he­ri­ge Abstim­mung mit der Lohn­ab­tei­lung emp­feh­lens­wert.

Weih­nachts­ge­schen­ke ohne Betriebs­ver­an­stal­tung

Sach­be­zugs­gren­ze: EUR 50,00 brut­to pro Monat. Über­schrei­tung macht die Gesamt­sum­me steu­er- und sozi­al­ver­si­che­rungs­pflich­tig.

Pau­schal­ver­steue­rung: Alter­na­tiv kann das Geschenk mit 30% pau­schal ver­steu­ert wer­den (§ 37b EStG). Den­noch fal­len Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge an.

Bei­spiel: Ein Geschenk von EUR 50,00 neben einem monat­li­chen EUR 50,00-(Tank-)Gutschein führt daher zu Mehr­kos­ten, da es voll ver­steu­ert und ver­bei­tragt wer­den muss. Bit­te spre­chen Sie dies daher recht­zei­tig mit der Lohn­ab­tei­lung ab.

Weih­nachts­ge­schen­ke anläss­lich Betriebs­ver­an­stal­tun­gen

Frei­be­trag: EUR 110,00 pro Kopf. Inner­halb die­ser Gren­ze sind Weih­nachts­ge­schen­ke steu­er- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei, wenn die Ver­an­stal­tung über das rei­ne Geschen­ke­ver­tei­len hin­aus­geht (z. B. mit Vor­trä­gen, Musik, Bewir­tung).

Geschen­ke bis EUR 60,00 brut­to wer­den zur Ver­ein­fa­chung als “anläss­lich” der Fei­er betrach­tet.

Über­schrei­tung: Beträ­ge über EUR 110,00 kön­nen mit 25% pau­schal ver­steu­ert wer­den (§ 40 Abs. 2 EStG), wodurch – bei recht­zei­ti­ger Lohn­steu­er­an­mel­dung — Sozi­al­ver­si­che­rungs­frei­heit gewähr­leis­tet bleibt.

Erfor­der­li­che Unter­la­gen bis spä­tes­tens 31.01. des Fol­ge­jah­res

Ohne Betriebs­ver­an­stal­tung: Auf­stel­lung der Mit­ar­bei­ter, Wert der Geschen­ke und Zeit­punkt der Über­rei­chung an die Arbeit­neh­mer — inkl. sämt­li­cher Bele­ge.

Anläss­lich einer Betriebs­ver­an­stal­tung: Teil­neh­mer­lis­ten und Geschenk­de­tails müs­sen bis Ende Janu­ar des Fol­ge­jah­res vor­lie­gen, damit die Pau­scha­lie­rung recht­zei­tig durch­ge­führt wer­den kann.