Die Arbeits­zeit­er­fas­sung ist längst mehr als eine orga­ni­sa­to­ri­sche Auf­ga­be. Seit dem Grund­satz­ur­teil des Bun­des­ar­beits­ge­richts im Jahr 2022 müs­sen Arbeit­ge­ber die Arbeits­zei­ten ihrer Beschäf­tig­ten erfas­sen. Doch was bedeu­tet das kon­kret für Unter­neh­men und Arzt­pra­xen? Wel­che Arbeits­zei­ten müs­sen doku­men­tiert wer­den und wel­che Anfor­de­run­gen gel­ten aktu­ell an die Zeit­er­fas­sung? Wir geben einen Über­blick über die aktu­el­le Rechts­la­ge und prak­ti­sche Hand­lungs­emp­feh­lun­gen für die Umset­zung im Betriebs­all­tag.

Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung

Vie­le Arbeit­ge­ber fra­gen sich, wel­che Anfor­de­run­gen bereits heu­te gel­ten und ob sie auf eine gesetz­li­che Neu­re­ge­lung war­ten kön­nen. Ins­be­son­de­re die The­men digi­ta­le Zeit­er­fas­sung, Ver­trau­ens­ar­beits­zeit, Home­of­fice und mög­li­che Über­gangs­re­ge­lun­gen sor­gen in der Pra­xis wei­ter­hin für Unsi­cher­heit.

Die wich­tigs­ten Infor­ma­tio­nen haben wir für Sie zusam­men­ge­fasst.

Arbeitszeiten müssen schon heute erfasst werden

Mit Beschluss vom 13. Sep­tem­ber 2022 hat das Bun­des­ar­beits­ge­richt ent­schie­den, dass Arbeit­ge­ber ver­pflich­tet sind, die Arbeits­zei­ten ihrer Beschäf­tig­ten zu erfas­sen. Grund­la­ge hier­für ist das Arbeits­schutz­ge­setz, das im Lich­te der Recht­spre­chung des Euro­päi­schen Gerichts­hofs aus­zu­le­gen ist.

Damit gilt bereits heu­te:

• Arbeit­ge­ber müs­sen ein Sys­tem zur Arbeits­zeit­er­fas­sung bereit­stel­len.
• Die tat­säch­lich geleis­te­te Arbeits­zeit muss doku­men­tiert wer­den.
• Erfasst wer­den soll­ten min­des­tens Arbeits­be­ginn, Arbeits­en­de und die täg­li­che Arbeits­zeit. In der Pra­xis emp­fiehlt sich dar­über hin­aus die Doku­men­ta­ti­on der Pau­sen­zei­ten, um die Ein­hal­tung der gesetz­li­chen Arbeits- und Ruhe­zei­ten nach­voll­zie­hen zu kön­nen. 

Ein Abwar­ten auf eine gesetz­li­che Neu­re­ge­lung ist daher nicht emp­feh­lens­wert, da die Ver­pflich­tung zur Arbeits­zeit­er­fas­sung bereits besteht.

Muss die Zeiterfassung zwingend digital erfolgen?

Der­zeit besteht noch kei­ne all­ge­mei­ne gesetz­li­che Pflicht, Arbeits­zei­ten aus­schließ­lich elek­tro­nisch zu erfas­sen. Nach aktu­el­ler Rechts­la­ge kön­nen Unter­neh­men grund­sätz­lich auch papier­ba­sier­te Sys­te­me nut­zen, sofern die­se voll­stän­dig, nach­voll­zieh­bar und ver­läss­lich geführt wer­den.

Für eine digi­ta­le Lösung spre­chen jedoch zahl­rei­che prak­ti­sche Vor­tei­le:

• gerin­ge­rer Ver­wal­tungs­auf­wand
• auto­ma­ti­sche Aus­wer­tun­gen
• höhe­re Trans­pa­renz und Nach­voll­zieh­bar­keit
• ein­fa­che­re Kon­trol­le von Arbeits­zei­ten und Pau­sen
• kom­for­ta­ble Nut­zung bei Home­of­fice- und Außen­dienst­tä­tig­kei­ten

Zudem sieht ein bis­lang nicht ver­ab­schie­de­ter Geset­zes­ent­wurf des Bun­des­ar­beits­mi­nis­te­ri­ums vor, die elek­tro­ni­sche Zeit­er­fas­sung künf­tig zum Regel­fall zu machen.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Die Pflicht zur Arbeits­zeit­er­fas­sung betrifft grund­sätz­lich alle Arbeit­ge­ber und deren Beschäf­tig­te. Dazu zäh­len ins­be­son­de­re:

• Voll­zeit­kräf­te
• Teil­zeit­kräf­te
• Mini­job­ber
• Aus­zu­bil­den­de
• Mit­ar­bei­ten­de im Home­of­fice
• Mit­ar­bei­ten­de im Außen­dienst

Auch bei Ver­trau­ens­ar­beits­zeit bleibt die Pflicht zur Arbeits­zeit­er­fas­sung bestehen. Beschäf­tig­te kön­nen ihre Arbeits­zeit wei­ter­hin fle­xi­bel gestal­ten, die geleis­te­ten Stun­den müs­sen jedoch doku­men­tiert wer­den.

Gibt es Übergangsregelungen?

Obwohl das Bun­des­ar­beits­ge­richt die Pflicht zur Arbeits­zeit­er­fas­sung bereits 2022 fest­ge­stellt hat, fehlt bis­lang eine aus­drück­li­che gesetz­li­che Rege­lung im Arbeits­zeit­ge­setz. Die Ver­pflich­tung zur Arbeits­zeit­er­fas­sung besteht den­noch bereits heu­te.

In poli­ti­schen Dis­kus­sio­nen und bis­he­ri­gen Geset­zes­ent­wür­fen wur­den Über­gangs­fris­ten ins­be­son­de­re für klei­ne­re Unter­neh­men vor­ge­schla­gen, falls künf­tig eine ver­pflich­ten­de elek­tro­ni­sche Zeit­er­fas­sung ein­ge­führt wird. Ob und in wel­cher Form sol­che Rege­lun­gen tat­säch­lich umge­setzt wer­den, bleibt jedoch abzu­war­ten.

Unter­neh­men soll­ten daher nicht auf wei­te­re gesetz­li­che Rege­lun­gen war­ten, son­dern die Zeit­er­fas­sung bereits jetzt rechts­si­cher orga­ni­sie­ren.

Wich­tig ist daher:

Die Pflicht zur Arbeits­zeit­er­fas­sung gilt bereits jetzt. Mög­li­che Über­gangs­re­ge­lun­gen wür­den vor­aus­sicht­lich ledig­lich die Form der Erfas­sung betref­fen, nicht jedoch die Pflicht zur Erfas­sung selbst.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Unter­neh­men soll­ten die Arbeits­zeit­er­fas­sung nicht erst ange­hen, wenn eine gesetz­li­che Neu­re­ge­lung ver­ab­schie­det wird. Emp­feh­lens­wert ist bereits jetzt ein struk­tu­rier­tes Vor­ge­hen.

1. Bestehen­de Pro­zes­se über­prü­fen

Wie wer­den Arbeits­zei­ten der­zeit doku­men­tiert? Gibt es Rege­lun­gen für Home­of­fice, Dienst­rei­sen oder fle­xi­ble Arbeits­zeit­mo­del­le?

2. Geeig­ne­tes Zeit­er­fas­sungs­sys­tem aus­wäh­len

Je nach Unter­neh­mens­grö­ße kom­men digi­ta­le Tools, Apps oder sta­tio­nä­re Zeit­er­fas­sungs­sys­te­me infra­ge.

3. Ver­ant­wort­lich­kei­ten fest­le­gen

Wer erfasst die Zei­ten? Wer prüft die Daten? Wie wer­den Kor­rek­tu­ren doku­men­tiert?

4. Daten­schutz berück­sich­ti­gen

Arbeits­zeit­da­ten unter­lie­gen den Vor­ga­ben der Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO). Zugriffs­rech­te und Auf­be­wah­rungs­fris­ten soll­ten daher klar gere­gelt sein.

5. Mit­ar­bei­ten­de infor­mie­ren

Eine trans­pa­ren­te Kom­mu­ni­ka­ti­on för­dert die Akzep­tanz und unter­stützt eine kor­rek­te Anwen­dung des Sys­tems.

Besonderheiten für Arztpraxen und Heilberufe

Für Arzt­pra­xen, Zahn­arzt­pra­xen, The­ra­pie­ein­rich­tun­gen, Apo­the­ken und ande­re Heil­be­ru­fe gel­ten grund­sätz­lich die­sel­ben Vor­ga­ben zur Arbeits­zeit­er­fas­sung wie für ande­re Arbeit­ge­ber. Auf­grund der beson­de­ren Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on erge­ben sich jedoch eini­ge prak­ti­sche Her­aus­for­de­run­gen.

Fle­xi­ble Arbeits­zei­ten und Teil­zeit­mo­del­le

Im Gesund­heits­we­sen sind Teil­zeit­be­schäf­ti­gun­gen, wech­seln­de Sprech­stun­den­zei­ten sowie kurz­fris­ti­ge Ver­tre­tun­gen weit ver­brei­tet. Eine lücken­lo­se Doku­men­ta­ti­on von Arbeits­be­ginn, Arbeits­en­de und Pau­sen ist daher beson­ders wich­tig.

Haus­be­su­che und Tätig­kei­ten außer­halb der Pra­xis

Bei Phy­sio­the­ra­peu­ten, Ergo­the­ra­peu­ten, Pfle­ge­diens­ten und ver­gleich­ba­ren Berufs­grup­pen gehö­ren Außen­ein­sät­ze zum Arbeits­all­tag. Auch die­se Arbeits­zei­ten müs­sen erfasst wer­den. Mobi­le Zeit­er­fas­sungs­lö­sun­gen kön­nen hier die Umset­zung erleich­tern.

Bereit­schafts- und Ruf­diens­te

In grö­ße­ren Pra­xen, Medi­zi­ni­schen Ver­sor­gungs­zen­tren (MVZ) oder Not­dienst­struk­tu­ren spie­len Bereit­schafts­zei­ten häu­fig eine wich­ti­ge Rol­le. Da Bereit­schafts­dienst und Ruf­be­reit­schaft arbeits­zeit­recht­lich unter­schied­lich bewer­tet wer­den kön­nen, emp­fiehlt sich eine regel­mä­ßi­ge Über­prü­fung der jewei­li­gen Rege­lun­gen.

Doku­men­ta­ti­on von Pau­sen

Gera­de in einem arbeits­in­ten­si­ven Pra­xis­all­tag wer­den Pau­sen häu­fig ver­kürzt oder unter­bro­chen. Arbeit­ge­ber soll­ten daher sicher­stel­len, dass Pau­sen tat­säch­lich genom­men und im Zeit­er­fas­sungs­sys­tem nach­voll­zieh­bar fest­ge­hal­ten wer­den. Dies dient nicht nur der Ein­hal­tung gesetz­li­cher Vor­ga­ben, son­dern auch dem Gesund­heits­schutz der Mit­ar­bei­ten­den.

Rele­vanz bei Prü­fun­gen

Ord­nungs­ge­mä­ße Arbeits­zeit­auf­zeich­nun­gen sind nicht nur arbeits­recht­lich von Bedeu­tung. Sie kön­nen auch bei Betriebs­prü­fun­gen durch die Deut­sche Ren­ten­ver­si­che­rung, bei Lohn­steu­er­prü­fun­gen oder im Zusam­men­hang mit der Ein­hal­tung des Min­dest­lohn­ge­set­zes als wich­ti­ger Nach­weis die­nen.

Praxistipp

Gera­de für Arzt­pra­xen und Heil­be­ru­fe emp­fiehlt sich die Ein­füh­rung eines digi­ta­len Zeit­er­fas­sungs­sys­tems. Die­ses erleich­tert die Doku­men­ta­ti­on von Arbeits­zei­ten, Pau­sen, Ver­tre­tun­gen und Außen­diens­ten und schafft gleich­zei­tig Trans­pa­renz für Arbeit­ge­ber und Mit­ar­bei­ten­de.

Fazit

Die Pflicht zur Arbeits­zeit­er­fas­sung ist längst Rea­li­tät. Auch wenn die kon­kre­te gesetz­li­che Aus­ge­stal­tung einer ver­pflich­ten­den elek­tro­ni­schen Zeit­er­fas­sung noch aus­steht, soll­ten Unter­neh­men bereits heu­te für eine rechts­si­che­re und nach­voll­zieh­ba­re Doku­men­ta­ti­on der Arbeits­zei­ten sor­gen.

Wer früh­zei­tig ein geeig­ne­tes Zeit­er­fas­sungs­sys­tem eta­bliert, schafft nicht nur Rechts­si­cher­heit, son­dern pro­fi­tiert zugleich von effi­zi­en­te­ren Abläu­fen, trans­pa­ren­ten Arbeits­zeit­pro­zes­sen und einer höhe­ren Pla­nungs­si­cher­heit im Unter­neh­mens­all­tag.

Unser Tipp: Prü­fen Sie früh­zei­tig, ob Ihre aktu­el­le Zeit­er­fas­sung den recht­li­chen Anfor­de­run­gen ent­spricht. Ger­ne unter­stüt­zen wir Sie bei der Ein­schät­zung Ihrer indi­vi­du­el­len Situa­ti­on und zei­gen pra­xis­ge­rech­te Lösun­gen für Ihr Unter­neh­men oder Ihre Pra­xis auf.