Stich­tag 31. Juli 2025 rückt näher!

Ab 2025 gel­ten neue Regeln für elek­tro­ni­sche Kas­sen­sys­te­me – mit Mel­de­fris­ten, die Sie unbe­dingt ein­hal­ten müs­sen.

Kas­sen rich­tig mel­den – sonst dro­hen Kon­se­quen­zen

In Deutsch­land gel­ten seit 2017 die Rege­lun­gen der Kas­sen­si­che­rungs­ver­ord­nung (Kas­sen­SichV), die unter ande­rem die eine gesetz­li­che Mel­de­pflicht für alle elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­te­me beinhal­tet. Die­se Mel­de­pflicht war bis­her aus­ge­setzt. Seit dem 01. Janu­ar 2025 hat die Finanz­ver­wal­tung nun die elek­tro­ni­sche Über­mitt­lungs­mög­lich­keit zur Ver­fü­gung gestellt. Unter­neh­mer sind ver­pflich­tet, sämt­li­che Regis­trier­kas­sen, Auf­zeich­nungs­sys­te­me und dazu­ge­hö­ri­ge Sicher­heits­ein­rich­tun­gen frist­ge­recht an die Finanz­ver­wal­tung zu mel­den.

Die­se neue Rege­lung betrifft alle Bran­chen, die elek­tro­ni­sche Kas­sen­sys­te­me ein­set­zen – vom Ein­zel­han­del über die Gas­tro­no­mie bis zu Apo­the­ken, Taxi­be­trie­ben und Dienst­leis­tern mit inte­grier­ter Kas­sen­buch­funk­ti­on.

Hier erfah­ren Sie, was zu tun ist, wel­che Fris­ten gel­ten – und was spe­zi­ell bei Ihrem Sys­tem zu beach­ten ist.

Wer ist betrof­fen?

Die Mel­de­pflicht betrifft alle Unter­neh­men, die elek­tro­ni­sche Kas­sen­sys­te­me mit zer­ti­fi­zier­ter tech­ni­scher Sicher­heits­ein­rich­tung (TSE) nut­zen – unab­hän­gig davon, ob die Sys­te­me gekauft, gemie­tet oder geleast wur­den.

Auch betrof­fen:

• Soft­ware­lö­sun­gen mit Kas­sen­funk­ti­on (z. B. Waren­wirt­schafts­sys­te­me)
• Kas­sen­buch­funk­tio­nen in Soft­ware wie z. B. Tome­do
• EU-Taxa­me­ter und Weg­stre­cken­zäh­ler in Fahr­zeu­gen (z. B. Taxis, Miet­wa­gen)

Was muss gemel­det wer­den?

Gemel­det wer­den müs­sen, unter zusätz­li­cher Anga­be von per­sön­li­chen Daten:

• die Art der zer­ti­fi­zier­ten tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tung (TSE)
• die Art des ver­wen­de­ten elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems
• die Anzahl der ver­wen­de­ten elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­te­me
• die Seri­en­num­mer des ver­wen­de­ten elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems
• Das Datum der Anschaf­fung des elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems

Auch die Außer­be­trieb­nah­me eines Sys­tems ist mel­de­pflich­tig – inner­halb eines Monats, wenn die Kas­se vor­her bereits gemel­det wur­de.

Wel­che Fris­ten gel­ten?

Zwei Mel­de­fris­ten sind ent­schei­dend:

1. Kas­sen ange­schafft vor dem 1. Juli 2025: Mel­dung bis spä­tes­tens 31. Juli 2025
2. Kas­sen ange­schafft ab dem 1. Juli 2025: Mel­dung inner­halb eines Monats nach Anschaf­fung

Auch bei Außer­be­trieb­nah­me gilt: inner­halb eines Monats mel­den – es sei denn, das Sys­tem wur­de zuvor noch nicht regis­triert.

Wie erfolgt die Mel­dung?

Die Mel­dung erfolgt über eines der fol­gen­den Ver­fah­ren:

• das Por­tal „Mein ELS­TER“ (manu­ell oder als zu impor­tie­ren­de XML Datei)
• eine Soft­ware­lö­sung mit ERiC-Schnitt­stel­le (auto­ma­ti­siert mög­lich)

Bit­te beach­ten Sie die Vor­ga­ben Ihres Soft­ware­an­bie­ters – dort erhal­ten Sie indi­vi­du­el­le Infor­ma­tio­nen zur Vor­ge­hens­wei­se.

Fazit: Jetzt vor­be­rei­ten – spä­ter viel Ärger ver­mei­den

Die neue Mel­de­pflicht für Kas­sen­sys­te­me betrifft nahe­zu alle Unter­neh­men mit elek­tro­ni­scher Auf­zeich­nung. Wer hier nicht frist­ge­recht han­delt, ris­kiert Ver­zö­ge­run­gen, Nach­fra­gen vom Finanz­amt oder Buß­gel­der.

Unser Tipp: Prü­fen Sie jetzt, wel­che Sys­te­me Sie ein­set­zen, doku­men­tie­ren Sie alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen und klä­ren Sie mit Ihrem Soft­ware­an­bie­ter den pas­sen­den Mel­de­weg.