Die Aufbewahrungsfristen für verschiedene steuerlich relevante Unterlagen sind klar geregelt. Gewerbetreibende, bilanzierungspflichtige Unternehmer und Selbstständige müssen bestimmte Dokumente, wie Bücher, Bilanzen, Inventare und Jahresabschlüsse, für mindestens zehn Jahre aufbewahren. Handels- und Geschäftsbriefe sowie andere steuerlich relevante Unterlagen müssen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht oder der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde.
Ablauf der Aufbewahrungsfrist zum 31.12.2024:
- Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege aus dem Jahr 2014 können zum Jahreswechsel 2024/2025 vernichtet werden, wenn der letzte Eintrag in diesen Dokumenten im Jahr 2014 erfolgte.
- Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2018 empfangen oder abgesandt wurden, sowie andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus 2018 und früher, können ebenfalls zum Jahresende 2024 vernichtet werden.
Ausnahme:
Es besteht weiterhin eine Aufbewahrungspflicht, wenn die Dokumente für die Besteuerung von Bedeutung sind. Auch der Zeitpunkt der Zustellung von Steuerbescheiden oder das Datum der Erstellung von Jahresabschlüssen muss berücksichtigt werden.Besonderheit bei Einkünften über 500.000 €:
Kapitalanleger und andere Steuerpflichtige, deren Überschusseinkünfte im Jahr 2024 mehr als 500.000 € betragen, müssen Unterlagen zu den Einnahmen und Werbungskosten für sechs Jahre aufbewahren. Diese Aufbewahrungspflicht endet, wenn die Einkünfte in den folgenden fünf Jahren die Grenze von 500.000 € nicht mehr überschreiten. Solche Steuerpflichtigen können zum Jahresende 2024/2025 Unterlagen aus dem Jahr 2018 und früher vernichten.Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen und Steuerpflichtige sorgfältig prüfen sollten, welche Unterlagen sie zum Jahresende 2024/2025 vernichten können, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
