Die elek­tro­ni­sche Rech­nung (E‑Rechnung) wird schritt­wei­se zum neu­en Stan­dard im Geschäfts­ver­kehr zwi­schen Unter­neh­men. Seit dem 1. Janu­ar 2025 sind inlän­di­sche Unter­neh­mer grund­sätz­lich ver­pflich­tet, E‑Rechnungen emp­fan­gen zu kön­nen. Der Vor­rang der Papier­rech­nung wur­de bereits zum 01.01.2025 gestri­chen.

Für die Aus­stel­lung gel­ten abhän­gig von Unter­neh­mens­grö­ße und Sach­ver­halt noch Über­gangs­re­ge­lun­gen. Die ers­te wesent­li­che Über­gangs­frist endet bereits zum 1. Janu­ar 2027. Ab die­sem Zeit­punkt dür­fen Papier­rech­nun­gen im B2B-Bereich nur noch von Unter­neh­men mit einem Vor­jah­res­um­satz von maxi­mal 800.000 Euro ver­wen­det wer­den. Ab dem 1. Janu­ar 2028 müs­sen grund­sätz­lich alle Unter­neh­men die gesetz­li­chen Vor­ga­ben zur E‑Rechnung anwen­den. Ab die­sem Zeit­punkt ist es nicht mehr mög­lich, Papier- und/ oder sons­ti­ge Rech­nun­gen im B2B zu ver­sen­den. Jede ver­sen­de­te Rech­nung im B2B Bereich muss als E‑Rechnung ver­sen­det wer­den.

Wich­tig dabei: Eine E‑Rechnung ist nicht ledig­lich eine per E‑Mail ver­sand­te PDF-Datei. Gesetz­lich vor­ge­schrie­ben ist ein 

• struk­tu­rier­tes For­mat, 
• das eine auto­ma­ti­sche Ver­ar­bei­tung ermög­licht und
• elek­tro­nisch über­mit­telt wird. 

In Deutsch­land kom­men hier­für ins­be­son­de­re For­ma­te wie die XRech­nung oder das ZUGFeRD For­mat zum Ein­satz. Wäh­rend die XRech­nung aus­schließ­lich aus struk­tu­rier­ten Daten­sät­zen besteht, ent­hält das ZUGFeRD-For­mat zusätz­lich eine für Men­schen les­ba­re PDF-Dar­stel­lung (die soge­nann­te Sicht­kom­po­nen­te). Dadurch kann die Rech­nung sowohl auto­ma­ti­siert ver­ar­bei­tet als auch ohne spe­zi­el­le Soft­ware unmit­tel­bar gele­sen wer­den. Nicht als E‑Rechnung gel­ten:

• Papier­rech­nun­gen
• Per E‑Mail ver­sand­te PDF‑Rechnungen ohne ein­ge­bet­te­te struk­tu­rier­te Daten
• Ein­ge­scann­te (Papier-)Rechnungen

Unter­neh­men soll­ten jedoch beach­ten, dass für die steu­er­li­che Beur­tei­lung nicht die sicht­ba­re PDF-Dar­stel­lung maß­geb­lich ist, son­dern die im Daten­satz ent­hal­te­nen struk­tu­rier­ten Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen.

Mit der zuneh­men­den Ver­brei­tung die­ser Rech­nungs­form ver­än­dert sich nicht nur die tech­ni­sche Ver­ar­bei­tung von Rech­nun­gen. Auch die Anfor­de­run­gen an Unter­neh­men im Rah­men der Rech­nungs­prü­fung stei­gen erheb­lich.

Ausnahmen von der E‑Rechnungspflicht

Trotz der weit­rei­chen­den Ein­füh­rung der E‑Rechnung bestehen auch künf­tig eini­ge Aus­nah­men. Die wich­tigs­ten Aus­nah­men sind:

• Klein­be­trags­rech­nun­gen bis 250 Euro brut­to (§ 33 UStDV)
• Fahr­aus­wei­se und Tickets (§ 34 UStDV)
• Klein­un­ter­neh­mer im Sin­ne des § 19 UStG sind von der Pflicht zum Aus­stel­len von E‑Rechnungen befreit, müs­sen aber E‑Rechnungen emp­fan­gen und ver­ar­bei­ten kön­nen. Sie dür­fen wei­ter­hin sog. sons­ti­ge Rech­nun­gen aus­stel­len und ver­sen­den.
• Steu­er­freie Umsät­ze nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG, bspw. Umsät­ze als Ver­si­che­rungs­ver­tre­ter, Ver­mie­tung und Ver­pach­tung von Grund­stü­cken, Heil­be­hand­lun­gen im Sin­ne der Nr. 14 
• Rech­nun­gen an pri­va­te End­ver­brau­cher (B2C)
• oder Rech­nun­gen an aus­län­di­sche Unter­neh­men.

Für die­se Fäl­le besteht auch über den 1. Janu­ar 2028 hin­aus nach der­zei­ti­ger Rechts­la­ge kei­ne Ver­pflich­tung zur Aus­stel­lung einer E‑Rechnung.

Unter­neh­men soll­ten daher prü­fen, wel­che Anfor­de­run­gen für ihre indi­vi­du­el­len Geschäfts­vor­fäl­le gel­ten.

Formale Prüfung wird zum festen Bestandteil des Rechnungseingangs

Im Rah­men der Rech­nungs­prü­fung steht häu­fig die Fra­ge im Vor­der­grund, ob die abge­rech­ne­te Leis­tung tat­säch­lich erbracht wur­de und die berech­ne­ten Beträ­ge zutref­fend sind. Bei E‑Rechnungen reicht die­se Kon­trol­le künf­tig nicht mehr aus.

Viel­mehr muss zusätz­lich geprüft wer­den, ob die Rech­nung den gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen an eine elek­tro­ni­sche Rech­nung ent­spricht. Dazu gehö­ren ins­be­son­de­re die Ein­hal­tung des vor­ge­schrie­be­nen struk­tu­rier­ten Daten­for­mats, die Voll­stän­dig­keit der Pflicht­an­ga­ben sowie die tech­ni­sche Les­bar­keit und Ver­ar­beit­bar­keit der Rech­nungs­da­ten.

Die Kon­for­mi­täts­prü­fung wird damit zu einem eigen­stän­di­gen Bestand­teil eines ord­nungs­ge­mä­ßen Rech­nungs­ein­gangs­pro­zes­ses. Die von Ihnen ein­ge­setz­te Soft­ware zur Rech­nungs­ver­ar­bei­tung über­nimmt in der Regel die­sen Schritt für Sie. Soll­ten Sie mit DATEV Unter­neh­men Online arbei­ten, sind sie bereits auf der siche­ren Sei­te. Bei allen ande­ren Soft­ware­pro­duk­ten kon­tak­tie­ren Sie bit­te den Her­stel­ler.

Bit­te beach­ten Sie auch, dass Ver­mie­ter oder Ver­mie­ter­ge­mein­schaf­ten Unter­neh­mer im Sin­ne des Umsatz­steu­er­ge­set­zes sind. Der Emp­fang von E‑Rechnung muss auch hier sicher­ge­stellt wer­den.

Risiken für den Vorsteuerabzug

Ab Ablauf der Über­gangs­re­ge­lun­gen gewinnt die ord­nungs­ge­mä­ße E‑Rechnung für den Vor­steu­er­ab­zug erheb­lich an Bedeu­tung. Unter­neh­men soll­ten daher beson­de­res Augen­merk auf die Ein­hal­tung der for­ma­len Anfor­de­run­gen legen. Denn nicht nur inhalt­li­che Feh­ler, son­dern auch for­ma­le Män­gel bei der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung kön­nen steu­er­li­che Risi­ken nach sich zie­hen.

Bereits heu­te setzt der Vor­steu­er­ab­zug das Vor­lie­gen einer ord­nungs­ge­mä­ßen Rech­nung vor­aus. Mit der zuneh­men­den Ver­brei­tung ver­pflich­ten­der E‑Rechnungen gewinnt jedoch auch die Ein­hal­tung der for­ma­len elek­tro­ni­schen Anfor­de­run­gen an Bedeu­tung.

Feh­ler­haf­te oder nicht norm­kon­for­me Rech­nun­gen kön­nen dazu füh­ren, dass die Vor­aus­set­zun­gen für den Vor­steu­er­ab­zug nicht oder nicht recht­zei­tig nach­ge­wie­sen wer­den kön­nen. Ins­be­son­de­re im Rah­men spä­te­rer Betriebs­prü­fun­gen kann dies zu Bean­stan­dun­gen und steu­er­li­chen Nach­tei­len, bis hin zu einer Ver­sa­gung des Vor­steu­er­ab­zugs füh­ren.

Unter­neh­men soll­ten daher sicher­stel­len, dass ein­ge­hen­de E‑Rechnungen nicht nur inhalt­lich kor­rekt sind, son­dern auch den gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen an das jewei­li­ge Rech­nungs­for­mat ent­spre­chen.

Auswirkungen auf die Liquidität

Wird der Vor­steu­er­ab­zug auf­grund for­ma­ler Män­gel ver­sagt oder zeit­lich ver­zö­gert, kann dies unmit­tel­ba­re Aus­wir­kun­gen auf Ihre Liqui­di­tät haben.

Die Umsatz­steu­er­be­las­tung ver­bleibt dann vor­über­ge­hend im Unter­neh­men, bis eine ord­nungs­ge­mä­ße Rech­nung vor­liegt und die steu­er­li­chen Vor­aus­set­zun­gen erfüllt sind. Je nach Rech­nungs­vo­lu­men kön­nen sich dar­aus erheb­li­che Liqui­di­täts­nach­tei­le erge­ben.

Hin­zu kom­men zusätz­li­che Kos­ten durch Kor­rek­tur­pro­zes­se, Rück­fra­gen an Lie­fe­ran­ten und gege­be­nen­falls nach­träg­li­che Berich­ti­gun­gen bereits gebuch­ter Geschäfts­vor­fäl­le.

Eine früh­zei­ti­ge Erken­nung von Feh­lern im Rech­nungs­ein­gang kann daher nicht nur steu­er­li­che Risi­ken redu­zie­ren, son­dern auch die finan­zi­el­le Pla­nungs­si­cher­heit ver­bes­sern.

Welche Rechte bestehen gegenüber dem Rechnungsaussteller?

Neben den steu­er­li­chen Fra­ge­stel­lun­gen gewin­nen auch zivil­recht­li­che Aspek­te an Bedeu­tung.

Grund­sätz­lich hat der Leis­tungs­emp­fän­ger einen Anspruch auf Ertei­lung einer ord­nungs­ge­mä­ßen Rech­nung. Kommt der Rech­nungs­aus­stel­ler die­ser Ver­pflich­tung nicht nach, kön­nen je nach Ein­zel­fall Ansprü­che auf Berich­ti­gung sowie gege­be­nen­falls Scha­dens­er­satz­an­sprü­che in Betracht kom­men.

Zudem stellt sich die prak­ti­sche Fra­ge, wie mit Rech­nun­gen umzu­ge­hen ist, die trotz gesetz­li­cher Ver­pflich­tung nicht in einem ord­nungs­ge­mä­ßen E‑Rechnungsformat aus­ge­stellt wur­den. Denk­bar kann sein, die Zah­lung bis zur Rech­nungs­be­rich­ti­gung zurück­zu­hal­ten oder zumin­dest zu prü­fen, ob die Umsatz­steu­er erst nach Erhalt einer ord­nungs­ge­mä­ßen Rech­nung aus­ge­gli­chen wer­den soll­te.

Gera­de nach Ablauf der Über­gangs­re­ge­lun­gen dürf­te die Fra­ge an Bedeu­tung gewin­nen, wel­che Kon­se­quen­zen eine nicht ord­nungs­ge­mä­ße Rech­nungs­stel­lung für die Fäl­lig­keit des Umsatz­steu­er­be­tra­ges hat. Ob im Ein­zel­fall bei­spiels­wei­se eine Zah­lung zunächst nur in Höhe des Net­to­be­tra­ges in Betracht kommt, es bedarf jedoch stets einer sorg­fäl­ti­gen recht­li­chen Prü­fung und kann nicht pau­schal beant­wor­tet wer­den.

Verantwortung für die eingesetzte Rechnungssoftware

Die Umstel­lung auf die E‑Rechnung betrifft nicht nur den Rech­nungs­emp­fang, son­dern auch die Rech­nungs­er­stel­lung. Unter­neh­men sind selbst dafür ver­ant­wort­lich, dass ihre ein­ge­setz­ten Fak­tu­rie­rungs- und Rech­nungs­schrei­bungs­pro­gram­me die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen an elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen erfül­len.

Beson­ders emp­feh­lens­wert ist die Nut­zung eines ZUGFeRD-For­mats, da die­ses neben den struk­tu­rier­ten Rech­nungs­da­ten auch eine für Men­schen les­ba­re PDF-Dar­stel­lung ent­hält. Dadurch kön­nen sowohl Geschäfts­kun­den als auch pri­va­te Rech­nungs­emp­fän­ger die Rech­nung pro­blem­los lesen, wäh­rend gleich­zei­tig die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen einer E‑Rechnung erfüllt wer­den. Somit kön­nen Sie für ihre B2B wie auch die B2C Kun­den einen ein­heit­li­chen Rech­nungs­aus­gangs­pro­zess fest­le­gen.

Unter­neh­men soll­ten daher früh­zei­tig mit ihrem Soft­ware­an­bie­ter klä­ren, ob die ein­ge­setz­ten Pro­gram­me die aktu­el­len Anfor­de­run­gen unter­stüt­zen und erfor­der­li­che Updates recht­zei­tig bereit­ge­stellt wer­den.

Handlungsbedarf bereits heute

Auch wenn wesent­li­che Über­gangs­re­ge­lun­gen erst zum 31. Dezem­ber 2027 aus­lau­fen, soll­ten Unter­neh­men die ver­blei­ben­de Zeit nut­zen, um ihre inter­nen Pro­zes­se auf die neu­en Anfor­de­run­gen aus­zu­rich­ten. Ins­be­son­de­re die zum 1. Janu­ar 2027 aus­lau­fen­den Über­gangs­re­ge­lun­gen machen es erfor­der­lich, die ein­ge­setz­te Soft­ware sowie die Pro­zes­se für Rech­nungs­aus­gang, Prü­fung und Archi­vie­rung früh­zei­tig zu über­prü­fen und anzu­pas­sen.

Neben tech­ni­schen Lösun­gen für den Emp­fang und die Ver­ar­bei­tung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen gewinnt ins­be­son­de­re die Kon­for­mi­täts­prü­fung an Bedeu­tung. Nur wer for­ma­le Feh­ler früh­zei­tig erkennt und zeit­nah kor­ri­gie­ren lässt, kann steu­er­li­che Risi­ken, Liqui­di­täts­be­las­tun­gen und unnö­ti­ge Aus­ein­an­der­set­zun­gen mit Geschäfts­part­nern ver­mei­den.

Archivierung nicht vergessen

Neben der Erstel­lung und Prü­fung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen müs­sen Unter­neh­men auch die Anfor­de­run­gen an die revi­si­ons­si­che­re Auf­be­wah­rung beach­ten. E‑Rechnungen sind grund­sätz­lich in ihrem ursprüng­li­chen elek­tro­ni­schen For­mat zu archi­vie­ren.

Es genügt daher regel­mä­ßig nicht, aus­schließ­lich einen Papier­aus­druck oder eine PDF-Ver­si­on auf­zu­be­wah­ren, wenn die steu­er­lich rele­van­te Rech­nung aus struk­tu­rier­ten Daten­sät­zen besteht. Die Archi­vie­rung muss gewähr­leis­ten, dass die Rech­nung wäh­rend der gesam­ten Auf­be­wah­rungs­frist unver­än­dert, voll­stän­dig und maschi­nell aus­wert­bar bleibt.

Unter­neh­men soll­ten daher prü­fen, ob ihre Archi­vie­rungs- und Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­te­me eine revi­si­ons­si­che­re Auf­be­wah­rung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen gewähr­leis­ten und die Anfor­de­run­gen der GoBD erfül­len.

Fazit

Die E‑Rechnung ist weit mehr als eine tech­ni­sche Umstel­lung. Sie führt zu neu­en Anfor­de­run­gen an die Rech­nungs­prü­fung und erhöht die Bedeu­tung einer sys­te­ma­ti­schen Kon­for­mi­täts­kon­trol­le.

Spä­tes­tens mit dem Ende der Über­gangs­fris­ten zum 31. Dezem­ber 2027 soll­ten Unter­neh­men ihre Pro­zes­se so aus­ge­stal­tet haben, dass for­ma­le Feh­ler zuver­läs­sig erkannt und beho­ben wer­den kön­nen. Denn die Qua­li­tät der Rech­nung wird künf­tig nicht nur steu­er­lich, son­dern auch wirt­schaft­lich und recht­lich eine immer grö­ße­re Rol­le spie­len.

Ab dem 1. Janu­ar 2028 wird die E‑Rechnung im B2B-Bereich zum Regel­fall. Unter­neh­men soll­ten daher bereits heu­te sicher­stel­len, dass die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen geschaf­fen, die ein­ge­setz­ten Rech­nungs­pro­gram­me aktua­li­siert sowie die Pro­zes­se für Prü­fung und Archi­vie­rung ent­spre­chend ange­passt sind. Hier­zu emp­fiehlt es sich, früh­zei­tig mit dem Anbie­ter der ein­ge­setz­ten Soft­ware zu klä­ren, ob die aktu­el­len Anfor­de­run­gen an die E‑Rechnung erfüllt wer­den.

Wer bereits heu­te die Kon­for­mi­täts­prü­fung, die Aktua­li­sie­rung sei­ner Rech­nungs­sys­te­me und die revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung in den Blick nimmt, schafft die Grund­la­ge für einen rechts­si­che­ren und effi­zi­en­ten Umgang mit der E‑Rechnung.

Hin­weis: Die grund­le­gen­den Anfor­de­run­gen und Fris­ten zur Ein­füh­rung der E‑Rechnung haben wir bereits in unse­rem Bei­trag „E‑Rechnung: Die wich­tigs­ten Fak­ten auf einen Blick“ zusam­men­ge­fasst. Im vor­lie­gen­den Bei­trag beleuch­ten wir ins­be­son­de­re die Aus­wir­kun­gen auf den Rech­nungs­ein­gangs­pro­zess sowie die zuneh­men­de Bedeu­tung der Kon­for­mi­täts­prü­fung für Unter­neh­men. Wei­te­re Infor­ma­tio­nen fin­den Sie hier.

Unse­re Emp­feh­lung an Sie:

Rech­nungs­aus­gangs­pro­zess

1. Prü­fung, ob Ihre Rech­nungs­schrei­bungs­soft­ware E‑Rechnungen im ZUGFeRD-For­mat erstel­len und ver­sen­den kann. Bit­te kon­tak­tie­ren Sie für die­se Fra­ge aus­schließ­lich den Soft­ware­her­stel­ler.
2. Hin­ter­le­gung einer Emp­fangs E‑Mailadresse, für jeden ihrer Kun­den
3. Sofor­ti­ge Umstel­lung ihres kom­plet­ten Rech­nungs­ver­san­des auf das ZUGFeRD For­mat an die vom Kun­den gewünsch­te E‑Mailadresse.

Rech­nungs­ein­gangs­pro­zess

1. Ein­rich­tung eines geson­der­ten E‑Mail Post­fa­ches für E‑Rechnungen mit Archi­vie­rungs­funk­ti­on.
2. Zeit­na­he Bear­bei­tung der E‑Rechnungen mit­tels DATEV Unter­neh­men Online.

Soll­ten Sie Fra­gen haben, steht Ihnen unse­re Digi­ta­li­sie­rungs­ab­tei­lung (digitalisierung@dr-schauer.de) ger­ne zur Ver­fü­gung.